At åbne en ny modtagelse er både spændende og intenst. Efterspørgslen er ofte stor fra dag et, men virkeligheden er, at personalet har fuldt op med at komme i gang – alt fra at opsætte journaler til at lære nye patient-flows at kende. Netop i den fase er det nemt at misse indgående opkald. Og hvert misset opkald er en potentiel patient, som går til nogen anden.
Første indtryk afgør alt
Når en patient ringer til en nyåbnet klinik, har de ofte allerede truffet et aktivt valg. De har måske set en annonce, fået en anbefaling eller læst om virksomheden. I det øjeblik ringer de for at bestille en tid – og forventer et hurtigt og professionelt møde.
Men virkeligheden for en nystiftet virksomhed er sjældent så smidig. Telefonen ringer, mens receptionist'en hjælper en patient ved disken. En anden medarbejder er optaget med dokumentation. Resultatet bliver, at opkald stilles i kø, eller i værste fald bliver afsluttet.
Det handler ikke om, at personalet er uengageret – tværtimod. Det handler om, at der er for få hænder i starten af en virksomhed. Samtidig er det netop den periode, som sætter tonen for, hvordan patienter opfatter klinikken. Den, som ikke får svar på sit første opkald, drager hurtigt den slutning, at klinikken er svær at nå, og booker i stedet hos en etableret konkurrent.
Tilgængelighed er den nye konkurrencefordel
Inden for vård- og modtagelsesvirksomhed har tilgængelighed altid været vigtig, men aldrig så afgørende som nu. Patienter forventer at kunne nå deres sundhedsudbyder, når de selv har tid — ikke blot under kontortid. En forælder, der husker at booke en tid klokken 21 om aftenen, eller en erhvervsperson, der kun når at ringe på frokost, ønsker ikke at skulle vente til næste dag.
For en nyetableret klinik bliver dette særlig tydeligt. I har endnu ingen etableret patientbase at læne jer op ad, hvilket betyder, at hver kontakt er værdifuld. At være den klinik, der svarer direkte, døgnet rundt, skaber et ry om tilgængelighed, der spredes hurtigere end nogen anden markedsføring.
Trenden blandt nye sundhedsudbydere er tydelig. Flere og flere specialiserede klinikker etablerer sig inden for alt fra hørehygiejne til fysioterapi og specialistvård. Det betyder øget konkurrence om patienterne – og de, der vinder, er dem, der gør det nemt at booke.
Bemanningsudfordringen i startfasen
De første måneder efter en åbning er en balancegang. På den ene side vil I holde omkostningerne nede, mens driften opbygges. På den anden side skal I være bemandede til at tage imod alle indkommende opkald. Det er en ligning, der sjældent går op.
At ansætte ekstra personale før patientflowene er etableret er en risiko. Ikke at svare i telefonen er en endnu større risiko. Mange klinikker løser dette ved at lade nuværende personale tage et ekstra ansvar, men det fører hurtigt til stress og udbrændthed – noget, der igen påvirker kvaliteten i patientmødet.
Løsningen er ikke at ansætte mere personale, men at arbejde smartere. Ved at lade teknologien tage sig af de gentagne dele af bookingsprocessen kan personalet fokusere på det der virkelig kræver menneskelig tilstedeværelse: patientmødet, den kliniske vurdering og plejen.
Sådan sikrer du bookingerne fra dag ét
For en nyåbnet klinik handler succes om at være tilgængelig, når patienten hører fra sig. Her er nogle konkrete måder at tænke over det:
Svar altid – selv når ingen kan svare. Med en automatiseret bookingsassistent, der modtager opkald døgnet rundt, mindskes risikoen for, at patienter mødes med et optaget signal. Patienten får direkte hjælp til at booke sig ind i kalenderen uden at skulle vente eller blive viderekobling.
Kvalificer opkaldet direkte. Ikke alle der ringer er klar til at booke. Nogle har spørgsmål om behandlinger, priser eller åbningstider. Ved at lade en digital assistent stille de første spørgsmål kan i hurtigt afgøre, hvad patienten har brug for – og enten booke dem med det samme eller viderekoble til den rigtige person.
Slip ind i kalenderen, ikke bare i opkaldskøen. Når patienten først er i kontakt, vil de have et konkret tidspunkt. Ved at forbinde bookingsystemet direkte til jeres kalender kan patienten få et bekræftet tidspunkt inden få minutter – selv midt om natten eller på en hektisk receptionsdag.
Lad personalet fokusere på patienterne. Når de administrative dele af bookingen håndteres automatisk, frigøres tid til det, der rent faktisk skaber værdi: at modtage patienter, foretage vurderinger og yde pleje. Det reducerer stress i personalegruppen og øger kvaliteten i hver enkelt møde.
Sådan fungerer det i praksis
Forestil dig, at en patient ringer klokken 19 på aftenen. Ingen sidder i receptionen, men opkaldet besvaras alligevel direkte. En venlig stemme fortæller, at de har nået klinikken, og hjælper patienten med at vælge et tidspunkt, der passer. Patienten modtager en SMS med bekræftelse og påmindelse. Når receptionen åbner næste morgen, ligger bookingen allerede i kalenderen – uden at nogen behøver at løfte en finger.
Det er den type smidighed, der gør at en nybåret klinik hurtigt bygger sit gode rygte op. Patienter taler med hinanden, giver vurderinger og anbefaler videre. Tilgængelighed bliver jeres stærkeste brand.
For virksomheder i opstartsfasen er hver krone vigtig. Derfor er det værd at bemærke, at en digital bookingsassistent ikke behøver at være en stor investering. Med en månedlig udgift svarende til et par få patientbesøg kan flere opkald besvares – og flere patienter kan få et bookingbekræftet tidspunkt.
Klar til at modtage alle opkald fra dag et?
At åbne en ny klinik er et stort skridt. Du har allerede investeret i lokaler, udstyr og kompetencer. Det sidste du ønsker er at miste patienter unødigt – især i starten, når hver kontakt er vigtig for at opbygge virksomheden.
Menodi er en digital bookingsassistent, der svarer på dine indgående opkald døgnet rundt, kvalificerer hver kontakt og booker direkte i din kalender. Tjenesten er udviklet til sundhedsudbydere og servicevirksomheder, der ønsker at maksimere deres tilgængelighed uden at øge bemanningen.
Du kommer i gang uden startgebyr, med pengene-tilbage-garanti første måned og en månedsgebyr fra 595 kroner. Ingen skjulte gebyrer – minutter udover pakken koster 4 kr/min.
Book en demo i dag og se, hvordan Menodi kan tage hånd om dine indgående opkald fra dag ét. Dit fremtidige kundes første indtryk kan være et opkald midt på natten – sørg for, at det bliver besvaret.
Stop med at miste jobs mellem signalerne
Menodi svarer på dansk, kvalificerer kunden og booker jobbet mens du arbejder. Se hvordan det lyder i en kort demo.
Book demo