En AI-receptionist modtager opkald for din virksomhed. Her er en praktisk gennemgang af hvad den gør, hvad du skal teste og hvordan du introdurerer den i lille skala.
Indhold
Hvad en AI-receptionist faktisk gør
En AI-receptionist er en tjeneste, som besvarer, når nogen ringer til din virksomhed. Den modtager opkaldet, hilser og lytter til, hvad den person, der ringer, ønsker. Derefter kan den enten hjælpe videre eller sikre, at informationen når det rigtige sted i din virksomhed. Det er kernepunktet. Hvad den gør derudover – sammenfatter, booker eller viderestiller – adskiller sig mellem tjenester, så test, hvad du har brug for.
Det vigtige for dig som virksomhedsejer er at skelne mellem, hvad der er selve opkaldsbeantwortingen, og hvad der er tilhørende funktioner. Opkaldsbeantwortingen er grundlaget. De tilhørende funktioner kan handle om at opsummere, viderestille eller forbinde til en person. Skriv dem ind på din kravliste.
- Modtager indgående opkald
- Hilser ifølge din instruktion
- Lytter til den der ringer
- Kan weitergeben Informationen i henhold til dine krav
Sådan afgræns du behovet før du vælger
Start med at liste hvilke opkaldstyper du faktisk modtager. Det er lettere at vurdere en service, hvis du ved, hvad den skal håndtere. Skriv de mest almindelige ærinder ned i løbet af en normal uge. Det giver dig grundlag for at sammenligne mod i stedet for at udgå fra en generel beskrivelse.
Opdel opkaldene i tre grupper: det, der kan besvares direkte, det, der kræver, at nogen ringer op, og det, der skal forbindes til en person. Den opdeling bliver dine krav. Det hjælper dig også med at opdage, om en AI-receptionist passer til din virksomhed eller kun til en del af den.
- List samtalstyper i løbet af en normal uge
- Markér hvad der kan besvares direkte
- Markér hvad der kræver tilbagekald
- Markér hvad der skal forbindes til en person
Tjekliste at teste før køb
Når du kigger på en tjeneste, er det klogt at bede om at få testet med dine egne eksempelopkald. Udgå fra din liste og afspil typiske situationer. Så ser du, hvordan tjenesten håndterer det, du faktisk modtager, ikke bare en generel demonstration.
Skriv ned hvad du vil have svar på på forhånd. Det gør sammenligningen nemmere og reducerer risikoen for at du fastner på detaljer som ikke betyder noget for din virksomhed. Bed om klare svar på hvert punkt og noter hvad der er bekræftet og hvad der er uklart.
- Kan den tage imod opkald efter dine åbningstider?
- Hvordan håndteres opkald på andre sprog end dansk?
- Hvad sker der, hvis den ikke forstår den der ringer?
- Hvordan får du oplysninger om samtalerne efterfølgende?
- Kan du ændre hilsen og instruktioner selv?
- Hvad koster det ved høj opkaldsvolumen?
Eksempler fra forskellige virksomheder
Et byggefirma modtager ofte opkald om tilbudsanmodninger, tidsbestillinger og spørgsmål om igangværende projekter. En AI-receptionist kan modtage opkaldet og indsamle oplysninger, men du skal selv afgøre, hvilke spørgsmål den skal stille, og hvor informationen skal henlægges.
Et advokatfirma får opkald der kan være følsomme og kræve diskretionærlighed. Der er det ekstra vigtigt at teste hvordan tjenesten håndterer personoplysninger og hvad der optages eller gemmes. En servicevirksomhed med mange korte opkald kan i stedet fokusere på at indsamle navn, ærinde og kontaktoplysninger på en ensartet måde.
Fælles er, at du bør bestemme på forhånd, hvad der skal ske med hver samtalstype. Uden denne bestemmelse bliver det svært at vurdere, om tjenesten gør gavn.
Igangsætning uden at miste kunder
Implementer i lille skala. Lad AI-receptionisten modtage nogle af opkaldene først, og behold en vej uden om den til hastende sager. Evaluer efter en periode, og juster instruktionerne. Det er normalt instruktionerne, ikke teknologien, der afgør, om det fungerer godt.
Vær klar overfor dine kunder om, at et automatiseret system kan svare. Det skabes rimelige forventninger. Sørg også for, at der er en nem vej til at nå en menneske når det er nødvendigt. Det er sjældent et problem, at en AI svarer først, men det bliver et problem, hvis ingen menneske kan overtage.
- Introducer i lille skala først
- Behold en vej forbi til akutte sager
- Evaluer og juster vejledningerne
- Informer kunderne om, at et system kan svare
- Sikr, at en person kan overtage