Som nystarter er tiden knap. Her får du forslag til, hvordan du kan strukturere telefonen, så den ikke stjæler tid fra arbejdet.
Indhold
Bestem hvilke opkald der skal besvares direkte
Start med at liste de opkaldtyper du modtager. Eksempler: nye kundehenvendelser, bookinger, supportærinder, fakturaspørgsmål og leverandørkontakter. Afgør hvilke, der kræver øjeblikkelig svar, og hvilke der kan vente til en fast telefontid.
En almindelig fejl er at prøve at svare på alt. Ved at sortere på forhånd kan du mindske stress og blive mere professionel i de opkald der virkelig betyder noget.
- Oplist dine mest almindelige samtaletyper.
- Markér hvilke der er akutte og hvilke der kan vente.
- Fastlæg faste tider for opfølgning.
Opret en simpel opkaldsrutine for de hyppigste ærinder
For hver opkaldskategori kan du forberede en kort tjekliste. Det gør, at du hurtigt kan indhente information og viderestille korrekt, selv når du er travlt optaget.
Eksempel: Når en ny kunde ringer om et tilbud, noter navn, telefonnummer, hvad de har brug for, og hvornår de ønsker svar. Løft at komme tilbage inden for rimelig tid – og hold det.
- Skriv ned tre standardspørgsmål for hver ærendetyp.
- Brug stemnenotat eller noteapp til hurtigt at gemme info.
- Bekreft alltid neste steg og tidsramme.
Brug telefonsvarer og sms intelligent
En optaget telefonsvarer kan opfange opkald, når du ikke kan svare, men kun hvis den bruges rigtigt. En utydeligt besked skaber mere arbejde. Sørg for, at dit telefonbesked er kort og siger, hvad der sker, efter at kunden har efterladt sit ærinde.
Et supplement er at bede kunden sende en SMS med sit ærinde. Så har du informationen skriftligt og kan svare, når du har tid. Husk ikke at love mere, end du kan holde.
- Optag en tydelig telefonsvarmbesked.
- Bed kunden angive navn, nummer og en kort sag.
- Overvej at tilbyde SMS som alternativ kanal.
Overvej en opkaldløsning, der passer dine behov
Hvis opkaldene tager for meget tid, kan du overveje en form for opkaldsløsning, for eksempel en digital tjeneste. Før du vælger, bør du selv definere, hvilke opkald der skal håndteres, og hvordan de skal følges op.
Forbered dine egne eksemplopkald, der minder om dine mest almindelige sager, og gå gennem dem i ro og mag. Vurder, om løsningen passer til dine behov, før du beslutter dig.
- Definer, hvilke opkald der skal håndteres.
- Test med egne eksemplopkald.
- Kontroller, at løsningen passer til dine eksisterende rutiner.
Opbyg en simpel opfølgingsrutine
At misse et opkald er ikke det værste — ikke at følge op er værre. Afsæt tid hver dag til at gennemgå missede opkald, beskeder og sms. Ring op eller svar med en kort besked.
Dokumentér, hvad der blev sagt, og hvad næste trin er. På den måde undgår du at miste vigtige kunder og kan gradvist forbedre din opkaldshåndtering.
- Planlæg daglig opfølgningstid.
- Brug en simpel log til opkald og sager.
- Evaluer hver uge, hvad der fungerer.