For virksomhedsmobil hos Tele2 håndteres telefonsvarer med koder og indstillinger i Mit Tele2 Virksomhed. Her er en praktisk gennemgang af aktivering, hilsen og deaktivering – samt hvad du skal kontrollere, for at opkalden ikke bliver stecket i svarer.
Indhold
Aktivér og deaktivér telefonsvarer
På en firmamobil hos Tele2 aktiverer og aflytter du telefonsvareren ved at ringe 222. For at optage eller ændre hilsenen ringer du 223. Deaktivering foretages i selvbetjeningsportalen Mit Tele2 Firma. Tjek at du er logget ind på det rigtige abonnement og at tilladelserne omfatter den aktuelle mobil.
Tele2 Vekseltjeneste er en separat tjeneste. Hvis virksomheden bruger vekseltjeneste bør du derfor skelne mellem mobilens indbyggede svarer og vekseltjenestens egne opkaldsflow.
- Ring 222 for aktivering og aflusning.
- Ring 223 for at optage eller ændre velkomstbesked.
- Deaktiver i Min Tele2 Erhverv.
- Tele2 Växel håndteres separat.
Sådan sætter du en klar virksomhedsmelding
En god hilsen på virksomhedens telefon bør være kort og indeholde virksomhedsnavnet, hvem der svarer og hvad den person, der ringer, kan forvente. Undgå interne vittigheder og lange beskeder. Optag i et stille rum og test lydniveauet ved at ringe nummeret op fra en anden telefon.
Hvis flere personer deler telefonen, kan en fælles hilsen være bedre end en personlig. Bestem på forhånd, hvem der er ansvarlig for at opdatere hilsenen under ferie og helligdage.
- Nævn virksomhedsnavn og eventuel afdeling.
- Hold dig under 20 sekunder.
- Test lyden fra en ekstern telefon.
- Opdater ved ledighed og helligdage.
Undgå at vigtige opkald fastner i svareren
En almindelig fælde er, at telefonsvarer er aktiveret uden, at nogen er ansvarlig for at høre beskeder. Etabler en rutine: hvem hører beskeder af, hvor ofte og hvordan videregives beskeder? For kundekrævende virksomheder kan det være bedre at slå svareren fra i åbningstiden og lade opkald gå til en bemandet telefoncentral eller mobil.
Hvis I bruger Tele2 Telefoncentral, kan I være nødt til at gennemgå, om telefonbesvareren skal være slået fra for at undgå dobbel håndtering. Dokumenter jeres valg, så nye ansatte forstår flowet.
- Udpeg ansvarlig for overvågning.
- Fastsæt svartider og rutine for tilbagemelding.
- Overvej at slukke for svareren i kontortid.
- Undgå dobbelt håndtering med udveksling.
Tjekliste for virksomhedens mobil-håndtering
Gennemgå følgende punkter for hver virksomhedsmobil. Formålet er at skabe ensartet og professionel håndtering, uanset om I har en eller flere ansatte med mobil.
Husk, at Tele2 Central er en separat tjeneste. Hvis I gerne vil have en AI-receptionist, der tager imod opkald, kan det være værd at teste, hvordan den fungerer sammen med eksisterende mobil-abonnementer og centralløsninger.
- Er phonemail aktiveret eller deaktiveret ifølge beslutning?
- Findes der en opdateret hylsning?
- Er ansvarlig for aflytning udpeget?
- Er rutinen kendt af alle, der bruger mobilen?
- Har I prøvet at ringe til nummeret fra en ekstern telefon?
Når telefonsvarer ikke er nok
For virksomheder med høj samtaleomfang eller krav om hurtig respons kan en telefonsvarer skabe irritation. Så kan en bemandet svartjeneste eller en AI-receptionist være et supplement. Menodi er en AI-receptionist, som tager imod samtalerne, når ingen når at svare.
Før I skifter løsning: mål hvor mange opkald der bliver besvaret, hvor lang tid det tager at ringe tilbage og hvilke typer henvendelser der kommer ind. Det giver grundlag for at afgøre om telefonens svarer er tilstrækkelig eller om I har brug for en mere struktureret opkaldshåndtering.
- Mål samtaleomfang og svartider.
- Vurder om svarmaskinen skaber flere problemer end gavn.
- Overvej AI-receptionist eller svartjeneste som supplement.
- Test integrationer før i skifter.
Kilde: Tele2 Virksomhedsguide til telefonsvareren. Kontroller altid de aktuelle oplysninger der.