En telefoncentral i mobilen kan give et professionelt indtryk og gøre det lettere at blive nået af vigtige opkald. Her får du en praktisk gennemgang af, hvordan det kan fungere, og hvad du bør tænke på, før du vælger løsning.
Indhold
Hvad menes med telefonvælger i mobilen?
En telefonveksel på mobilen betyder at du bruger mobiltelefonen som en del af virksomhedens telefonsystem. I stedet for at være bundet til en fast telefon på kontoret kan du modtage og foretage opkald via mobilen, ofte ved hjælp af en app eller en skybaseret tjeneste. Det betyder at du er tilgængelig selv når du er på farten.
Funktionerne varierer afhængigt af leverandør, men det er almindeligt, at opkald sendes til en telefoncentral, som derefter dirigerer dem videre til den rigtige person eller mobil. Du kan også have en fælles telefoncentral for flere ansatte, hvor opkaldene fordeles efter tur eller kompetence.
- Mobilen fungerer som en udvidelse af virksomhedens centrale.
- Du kan modtage opkald uanset hvor du er, så længe du har dækning.
- Flere kan dele det samme telefonnummer.
Sådan kan en mobil telefoncentral fungere i praksis
Når nogen ringer til virksomhedens centralbordsværdi, kan opkaldet dirigeres via en cloudtjeneste eller en app. Afhængig af indstillingerne kan opkaldet ringe til en specifik mobil, til en gruppe af mobiler eller til en automatisk opkaldstjeneste. Hvis ingen svarer, kan opkaldet gå videre til en telefonsvarer.
For at komme i gang skal du ofte vælge en leverandør, der tilbyder mobilcentral, installere en app og konfigurere hvordan opkaldene skal fordeles. Det er også vigtigt at teste at lydkvaliteten er god og at opkaldene ikke går tabt når du skifter mellem wifi og mobilnet.
- Bestem, hvilke numre der skal knyttes til centralen.
- Test samtalekvalitet i forskellige netværk.
- Gennemgå hvordan viderestilling og telefonsvarer skal fungere.
Tjekliste før du vælger løsning
Før du beslutter dig for en telefoncentral på mobilen, er det klogt at lave en simpel behovsanalyse. Overvej, hvor mange opkald I modtager pr. dag, om I skal kunne se, hvem der ringer, og om I vil kunne optage opkald. Overvej også, om I skal integrere centralen med et sagshåndteringssystem eller CRM.
Kræv en klar prisliste og regn på de samlede omkostninger over et år. Tænk også på, at nogle funktioner kan kræve, at du indgår en længere aftale.
- Antal brugere og opkaldsvolumen.
- Behov for køfunktion, videreforbindelse og talebox.
- Krav om integration med andre systemer.
- Samlet omkostning inklusive eventuelle ekstra tjenester.
- Mulighed for at teste tjenesten før du binder dig.
Almindelige faldgruber at undgå
En almindelig fejl er ikke at teste, hvordan pbx'en fungerer ved dårlig dækning. Hvis mobilnettet er svagt, kan opkaldet brydes eller lyde dårligt. Sørg derfor for at have en backup, for eksempel en fastnettelefon eller en anden mobil, der kan overtage.
En anden fælde er at glemme at informere kunder og samarbejdspartnere om det nye nummer. Hvis du skifter centralnummer, kan det tage tid, før alle har opdateret deres kontaktlister. Send en meddelelse i god tid og læg opdateret information på webstedet og i mailsignaturer.
Til sidst er det let at undervurdere, hvor mange indstillinger der kræves for at få et professionelt indtryk. Test forskellige scenarier: hvad sker der, når ingen svarer, når linjen er optaget, og når nogen ringer uden for kontorstid.
- Test opkald i bevægelse og i forskellige net.
- Ha en reservløsning, hvis mobilen ikke virker.
- Informer alle berørte i god tid ved nummerskift.
- Simuler forskellige samtalesituationer før lancering.
Eksempel på, hvordan en mobil telefonpasning kan bruges
En mindre håndværksvirksomhed kan bruge en mobil telefoncentral til at lade alle ansatte tage imod opkald via deres mobiltelefoner. Når en kunde ringer, dirigeres opkaldet til den, der er ledig, eller som har den rette kompetence. Hvis ingen svarer, kan opkaldet gå til telefonsvarer.
En konsulentfirma kan have en veksel, der dirigerer opkald til forskellige konsulenter afhængigt af emne. Ved at bruge mobilen kan konsultenterne være ude hos kunder uden at misse vigtige opkald. De kan også se ubesvarede opkald i en app og ringe op når de har tid.
- Håndværkere: opkaldsfordeling og telefonsvarer.
- Konsulenter: emnebaseret routing og opfølgning.
- Butik: omstiller, der forbinder til mobil i myldretiden.
At tænke på omkring sikkerhed og privatliv
Når du bruger mobilen til virksomhedens opkald er det vigtigt at tænke på sikkerheden. Sørg for at mobilen har en adgangskode og at eventuelle apps for switchboardet er beskyttet. Hvis du håndterer følsomme data bør du undersøge hvordan leverandøren håndterer data og hvor den opbevares.
Tænk også på, at opkald, der optages, skal håndteres med varsomhed. Det er klogt at fortælle den, der ringer, at opkaldet optages og hvorfor – og at kontrollere, hvilke regler der gælder for jer. Hav en rutine for, hvordan optagelser lagres og slettes.
- Brug stærke adgangskoder og to-faktor-godkendelse.
- Kontroller leverandørens datalagring og sletningsrutiner.
- Informer om optagelse og have en politik for lagring.