Et sagshåndteringssystem skal bygge på, hvordan I faktisk arbejder. Sådan strukturerer I valget før I træffer beslutning.
Indhold
Kort jeres egne sagsgange først
Begynd med at beskrive, hvordan et ærinde opstår, håndteres og afsluttes hos jer. Skriv ned de mest almindelige ærindetyper, og hvilke trin de gennemløber. Det giver et kravbillede, som er specifikt for jeres virksomhed, og gør det lettere at sammenligne alternativer på lige vilkår.
Forskellige typer af sager kræver forskellige felter, statusser og tilladelser. Ved at tage udgangspunkt i jeres egne arbejdsprocesser undgår I at sidde fast i funktioner, der ikke svarer til jeres behov.
- Oplist jeres mest almindelige sagtyper og deres trin.
- Markér hvor kundetilbagemelding er nødvendig.
- Bemærk, hvor information har tendens til at gå tabt i dag.
Involver dem, der skal arbejde i systemet
Lad dem, der faktisk skal bruge systemet, være med tidligt i udvalget. Bed dem beskrive deres daglige arbejde og hvad der ville gøre det lettere. Deres synspunkter er ofte mere relevante end en funktionsliste.
Et system, som virker krøllet, risikerer ikke at blive brugt fuldt ud. Test derfor sammen og evaluer mod jeres egne arbejdsprocesser, ikke mod en generel kravliste.
- Lad slutbrugerne beskrive deres behov.
- Evaluer mod jeres egne arbejdstrin.
- Indsaml feedback fra flere roller.
Sammenlign alternativerne på lige vilkår
Stil de samme spørgsmål til alle muligheder og dokumenter svarene. Udgå fra jeres egne krav på funktioner, arbejdsflow og fremtidlige ændringer. På den måde bliver sammenligningen mere retfærdig.
Regn på totalomkostningen over tid, inklusiv tid til implementering og intern uddannelse. En lavere pris kan blive dyrere hvis det kræver mere manuel arbejde.
- Stil identiske spørgsmål til alle muligheder.
- Regn på totalomkostning over tid.
- Bed om klar dokumentation af, hvad der er inkluderet.
Planlæg for forandring
Virksomhederne ændrer sig. Tænk på, hvordan I gerne vil kunne tilpasse systemet, når behovene vokser, eller nye ærendetype kommer.
Fastlæg på forhånd, hvordan I vil evaluere systemet efter implementeringen. Regelmæssig opfølgning betyder, at I kan justere arbejdsgangen i tide.
- Beskriv hvordan I gerne vil kunne tilpasse systemet over tid.
- Fastsæt rutiner for opfølgning efter implementeringen.
- Udpeg en ansvarlig for den løbende evaluering.