Booking & kalender

Sådan booker agenten tider direkte i din kalender: tjenester med længder, buffer- og køretider, fremforbindelse, kapacitet og mundtlig bekræftelse med SMS.

Bookingen er der, hvor AI-receptionisten betaler sig: i stedet for et besked om, at nogen ville have en tid, får du en færdig booking i kalenderen med kundens navn, nummer og sag — lavet, mens kunden stadig var på linjen. Denne side beskriver, hvordan bookingsflowet fungerer, og hvilke indstillinger du har.

Tjenestelisten er grundlaget

Under Ydelser definerer du hvad der kan bookes: tjenestens navn, hvor lang tid den tager og eventuelt pris. Agenten booker kun fra denne liste — den improviserer aldrig en tjeneste eller en varighed frem. Ud over navn og længde kan hver tjeneste styre:

• Buffer- og forberedelsestid — luft før eller efter bookingen, for eksempel rengningstid mellem behandlinger eller kørselstid mellem hjemmebesøg.
• Frarådighed — hvor langt ind i tiden tjenesten må bookes, og hvor kort varsel, der accepteres (for eksempel tidligst 24 timer i forvejen).
• Kapacitet — hvor mange samtidiga bookinger tjeneesten tåler, for aktiviteter med flere stole, hejse eller behandlingsrum.
• Manuel bekræftelse — tjenester, som du gerne vil godkende, før de bliver endelige.

Sådan foregår en booking i opkaldene

Agenten ringer først ind i tjenesten, foreslår derefter konkrete tider fra kalenderen ("torsdag 14 eller fredag 10?"), og låser dag og tidspunkt, når kunden har valgt. Derefter sikres navn og telefonnummer — det nummer, kunden ringer fra, bekræftes med et enkelt spørgsmål i stedet for at blive læst op ciffer for ciffer. Til sidst bekræfter agenten mundtligt: "Så booker jeg dig, Anna, på torsdag kl. 14 til klip." Den mundtlige bekræftelse er selve bookingen; kalenderposten skrives samtidigt og bekræftelse-SMS'et går ud direkte efter opkaldet.

Tidspunkter udenfor åbningstiderne foreslås aldrig, og et ønsket tidspunkt som er optaget mødes med nærmeste ledige alternativ — ikke med et nej.

Kalenderintegration

menodi.dk/app

Med Google Calendar eller Microsoft 365 / Outlook tilknyttet bliver din rigtige kalender sandheden: agenten ser ledige huller i realtid, og alt du selv blokerer — møder, ferie, luncher — respekteres automatisk. Bookinger, som agenten foretager, dukker op i kalenderen med kundens detaljer i beskrivelsen. Uden kalendertilkobling virker bookingen stadig: agenten bekræfter mundtligt, og bookingerne samles i appens bokningsvisning, hvor du håndterer dem manuelt.

Ombooking og afbooking

Stammekunder kan flytte eller aflyse en tid direkte i opkaldet. Agenten finder bookingen, bekræfter ændringen mundtligt før noget ændres, og opdaterer kalender og SMS derefter. Din aflysningspolitik — for eksempel at aflysning skal ske senest 24 timer før — angives i appen og håndhæves i opkaldet: agenten kender reglen, besvarer spørgsmål om den og nævner den ved booking på den måde, du har valgt.

Common problems

Agenten siger, at et tidspunkt er optaget, selvom det ser ledigt ud. Kontroller buffer- og forberedelsestiderne — en 60-minutters tjeneste med 15 minutters buffer kræver en 75-minutters plads. Kontroller også at kalenderforbindelsen er grøn under Integrationer.

Agenten booker for tæt på. Øg tjenestens korteste varsel (minimum timer i forvejen), så foreslås ingen tidspunkter tættere end så.

Bookingen vises i appen, men ikke i kalenderen. Kalenderkoblingen har mistet autorisation — tilslut igen under Integrationer. Bookingen er ikke gået tabt; den ligger i appens bookingvisning og synkroniseres, når koblingen er tilbage.

Ofte stillede spørgsmål

Læs videre

Senest opdateret: 2026-08-19